Herramientas de colaboración

Diversas herramientas para hacer lo mismo

Actualmente en muchas empresas podemos encontrar diversas herramientas para:

  • Compartir archivos
  • Mensajería instantánea, audio y videoconferencias
  • Enterprise Social (= Un Facebook para mi empresa) + Intranets
  • Gestión de proyectos y tareas
  • Herramientas de colaboración que cubren varias de las necesidades anteriores

Podemos ver en el siguiente gráfico algunas de las herramientas más comunes:

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Muchas veces estas herramientas no están integradas entre sí, solapándose y causando confusión entre los usuarios. Si en nuestra empresa escuchamos frecuentemente que alguien no sabe dónde buscar algo o de dónde conseguir cierta información es que tenemos un problema de este tipo.

En otros casos los usuarios utilizan herramientas no corporativas o gestionadas por la empresa con los riesgos de seguridad que conllevan. En muchas ocasiones los usuarios utilizan estas herramientas que conocen por su uso personal al no disponer de una buena alternativa de uso profesional.

Herramientas de colaboración

Mi recomendación es estandarizar y reducir el número de herramientas, consolidando en unas pocas como:

  • Microsoft Teams, una de mis favoritas y sobre la cual publiqué recientemente un post. La verdad que Teams está viviendo su momento de oro, según se ha anunciado recientemente es la aplicación que más rápidamente ha crecido en la historia de Microsoft y ya hay más de 329.000 empresas utilizándola
  • Slak, competencia directa de Teams
  • Cisco – Webex Teams

A todas herramientas les tenemos que exigir las siguientes funcionalidades:

  • Poder trabajar desde cualquier dispositivo (PC, Tablet, Smartphone) y en caso de tener políticas de BYOD (Bring Your Own Device) tanto desde dispositivos de empresa como personales
  • Permitir el trabajo desde cualquier ubicación, ya sea en la oficina, desde casa si hacemos teletrabajo o viajando
  • Al ser cada vez más frecuente tener equipos de trabajo dispersos puede que trabajen en zonas horarias diferentes. Por lo tanto nuestra herramienta tiene que permitir el trabajo asíncrono – Por ejemplo dos personas editan el mismo documento en momentos diferentes
  • Permitir la comunicación sincrona en cualquier formato: Texto (mensajería instantánea) como por video or audio
  • Asegurar que trabajamos de forma segura y acorde con las políticas de seguridad IT y regulación – protección de datos como GDPR. Para esto es importante formar de forma correcta a los usuarios de las herramientas.

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Consolidación de herramientas

La consolidación y reducción del número de herramientas puede requerir dosis de paciencia y esfuerzo por parte de los usuarios más resistentes al cambio y acostumbrados ya a determinadas aplicaciones. Hay que comunicar de forma correcta y  hacerles ver que el cambio y el esfuerzo valen la pena de cara a trabajar de forma más eficiente y unificada.

Resultará recomendable gestionar esto como un proyecto, donde estén implicados los departamentos de formación y RRHH, no sólo el equipo de IT. También será importante conseguir un sponsor del proyecto a nivel de dirección.

Una forma de facilitar el cambio es designar usuarios “champion”o “key-users” de la nueva herramienta de colaboración, que ayude y de consejos al resto de sus colegas para acompañarles en la transición.

Facilidades para nuevos empleados

Además para nuevos empleados, el tener una buena solución de colaboración puede ayudar a mejorar el efecto “wow” al incorporarse en la empresa y reducir los tiempos de aprendizaje e incrementar rápidamente la productividad.

Nueva Surface Pro 6 – Sin USB-C

Esta semana Microsoft ha presentado varias novedades, incluyendo la línea renovada de tablets – portátiles Surface.

Además de incluir nuevos procesadores también ha presentado la alternativa en color negro junto con el triste gris con el que nos tenía acostumbrados. La verdad que con este color negro el dispositivo gana mucho en atractivo y elegancia.

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Para aquellos que buscan un híbrido entre tablet y portátil, la gama Surface es una buena alternativa, aunque siempre que he utilizado estos dispositivos he echado en falta un teclado más cómodo, pero es el precio de la versatilidad.

La gran decepción para mí es que Microsoft no haya incluido al menos un puerto USB-C e insista con su conexión propietaria para alimentación y conexión a docking station. Sobre todo cuando ya incluyó USB-C en el pequeño Surface Go también presentado recientemente. Las ventajas del USB-C son muchas y cualquier portátil nuevo debería venir con este puerto. Con este puerto puede conectar con un sólo cable todos mis periféricos (monitor, teclado, ratón, etc) y cargar la batería del dispositivo. Así no Microsoft. Tendremos que esperar al año que viene a la Surface con USB-C?

Una alternativa a la falta de USB-C sería utilizar una docking station con tecnología DisplayLink como la Dell Universal Dock D-6000 para conectar el Surface Pro a los periféricos como el monitor a través del puerto USB 3.0 de la Surface. Lo único que no soluciona esto es el tema de la alimentación del Surface, que tendríamos que seguir utilizando el adaptador de corriente que proporciona Microsoft. Esto debería funcionar, aun no he tenido oportunidad de probarlo con una Surface, pero me funciona con un MacBook Pro del 2014.

Video sobre la nueva Surface Pro 6