El efecto “Apple Store” en el primer día de trabajo

Cuando visito una Apple Store suelo fijarme en cómo las personas que han adquirido un nuevo producto de la compañía de la manzana, lo desempaquetan y configuran en la misma tienda: Por lo general se produce un efecto “wow”, el producto se configura fácil y rápidamente con unos sencillos pasos y sin mucho conocimiento técnico.

Cómo me gustaría que, cuando un nuevo empleado empieza a trabajar en cualquier empresa ese mismo efecto “wow” en su primer día laboral cuando recibe sus dispositivos. Como manager creo que dentro de mis responsabilidades se incluye asegurarme que el nuevo empleado tenga una primera buena impresión de la empresa donde comienza  trabajar, con todo listo,

En la empresa donde trabajo hemos trabajado duro para mejorar y conseguir este efecto “wow” pero todavía nos queda mucho para alcanzar el mismo efecto que en una Apple store. Seguramente en muchas otras empresas suceden problemáticas similares. En general estas problemáticas se deben a varios factores pero en general se deben a una serie de procesos inconexos entre los equipos de RRHH, compras e IT. Por su puesto luego también hay las problemáticas más técnicas y propias de IT.

Algunas de las problemáticas a las que nos enfrentamos son:

Los dispositivos no están listos

Los dispositivos (PC, Tablet, Smartphone, etc) no están listos el mismo día que el empleado empieza a trabajar por diversos motivos: que alguien se haya olvidado de hacer el pedido, lentitud en la entrega, etc

Si el dispositivo está disponible supone una ventaja en el caso de los PCs que se entregue con una imagen de software “lista para empezar a trabajar” y que automatice el registro del PC en el Directorio Activo, la descarga de parches y actualizaciones, etc.  En el caso de dispositivos móviles ayuda mucho disponer de un software MDM (Mobile Device Management) y un plan de gestion de dispositivos como Apple DEP (Device Enrollment Program).

Demasiados accesorios

Docking station, Cargador con cable Lightning para Apple, Cargador USB-C, cargador para el móvil, mochila para el portátil, funda para el tablet… y así se pueden entregar varios accesorios a cada empleado por la falta de compatibilidad y estandarización.

Esperemos que el uso de USB-C se extienda rápidamente y solucione este problema, al menos en cuanto a cargadores y conectividad de dispositivos.

Las credenciales no están listas. Demasiados usuarios y contraseñas

Las credenciales – usuario y password – todavía no están disponibles. Aquí hemos trabajado duro en automatizar el alta de nuevos empleados, vinculando los sistemas de RRHH (SAP HR) con un sistema de automatización de identidades (IAM) y el Directorio Activo + Office 365. De esta forma se genera automáticamente un email al manager del nuevo empleado que, cuando RRHH introduce los datos en SAP, con las credenciales del empleado y su email.

Desde hace años trabajamos para que la mayoría de aplicaciones utilicen como sistema de autenticación el directorio activo, para evitar que los empleados tengan que recordar decenas  de usuarios y contraseñas distintas.

Mención aparte resulta la asignación de roles/permisos en cada aplicación, esto también se puede llegar a automatizar con el sistema IAM pero requiere una clara definición de roles y suficiente información (oficina, puesto, etc) en el sistema de RRHH para identificar empleado – rol.

Aplicaciones legacy

Muchas aplicaciones disponen de interfaces de usuario anticuadas o no optimizadas para dispositivos móviles. Esto puedo resultar confuso para un nuevo empleado y que requiera formación específica para empezar a utilizarlas.

También puede suceder que las aplicaciones requieran de una versión de software específica, suponiendo un lastre para entregar un dispositivo con la última versión de sistema operativo y los últimos parches.

Diseño y efecto “cool”

Obviamente no todas las empresas pueden permitirse proporcionar dispositivos Apple. Las que si pueden tienen la parte “cool” ganada porque siempre queda bien entregar productos de la manzanita.