Comunicación en equipos virtuales

Acabo de leer el artículo “Five ways to improve communication in virtual teams” y no podría estar más de acuerdo en los puntos que comenta.

Cada vez resulta más habitual trabajar con equipos remotos a modo de co-working y resulta muy importante tener estos puntos en cuenta para evitar frustraciones, mejorar la productividad y el ambiente de trabajo del equipo virtual.

Establecer algunas reglas del juego

Considero fundamental establecer unas normas de convivencia en equipos virtuales igual que debemos hacer con equipos presenciales que todos deben respetar y aplicar por igual independientemente de la posición, rango, responsabilidad, etc.

Por ejemplo:

  • Puntualidad
  • Quien liderará – coordinará las reuniones
  • Establecer si las reuniones virtuales deben ser con webcam para todos los miembros del equipo como una forma de reducir la virtualidad y asegurar que todo el mundo estará centrado en la reunión
  • Si mantenemos reuniones virtuales que cada miembro del equipo se conecte unos cinco minutos antes del inicio de la reunión asegurándose que se puede conectar correctamente y todo le funciona (webcam, micro, altavoz, etc). Resulta muy frustrante que las reuniones virtuales siempre empiezan tarde por problemas técnicos (la mayoría fácilmente solventables)
  • Un buen manejo de las herramientas evitará frases del tipo “me escucháis?”, “Se me oye?”, “disculpad es que estaba en mute”
  • Qué sucede durante las ausencias (vacaciones, enfermedad, etc) de los miembros del equipo virtual
  • Un miembro del equipo puede ayudar a los menos experimentados en el manejo de herramientas y trabajo en equipos virtuales – efecto “Wow” en el primer día de trabajo virtual

Herramientas

Primero comenta en elegir la herramienta de comunicación adecuada para cada tipo y momento de la comunicación:

  • Herramientas basadas en texto, como el email, chat, colgar algo en la Intranet para una comunicación normalmente más formal, unidireccional y asíncrona
  • Utilizar herramientas tipo videoconferencia, bidireccional y síncrona para debatir temas complejos, negociar o dar feed-back

Como comentaba en mi post sobre Herramientas de colaboración, conviene también simplificar y reducir si es posible el número de herramientas en una como Microsoft Teams o Slack.

En el caso de herramientas Microsoft, en el  artículo “Microsoft Teams, Office 365 Groups, SharePoint, Yammer… What Should I Use, and When?” explican muy claramente qué herramienta utilizar en función de la audiencia, tono formal/informal y la velocidad de respuesta.

La comunicación escrita – malentendidos

En el artículo también se comenta cómo se llegan a malentendidos en comunicación escrita (email, chat, whatsapp, etc) por varios motivos:

  • Por escrito solemos ser más osados y decir cosas que diríamos de forma diferente de forma hablad al no tener nuestro interlocutor delante
  • Solemos ser más negativos a la hora de expresarnos por escrito y la negatividad es bidireccional, el receptor de la comunicación suele interpretar una comunicación de forma más negativa que su intención original (comunicaciones positivas del origen se perciben como neutras, y comunicaciones neutras en origen se perciben como negativas según varios estudios)
  • Cada persona lee e interpreta de forma diferente y asumimos que el otro se centrará en las cosas que consideramos importantes y sobreestimamos que hemos clarificado nuestras prioridades

Por este motivo se recomienda utilizar la alternativa de la videoconferencia para reforzar y aclarar los mensajes por escrito de forma que tengamos un feed-back en tiempo real, nuestro interlocutor reciba nuestro todo de voz y vea nuestra cara, pueda preguntar inmediatamente en caso de dudas, etc

No todos trabajamos al mismo ritmo ni de la misma forma

Especialmente en equipos virtuales donde no podemos ver a nuestro compañero sentado en la mesa de al lado para preguntarle algo no podemos esperar que todo el mundo conteste con la misma velocidad y de la misma forma, y debemos valorar antes de iniciar un chat o una videoconferencia si nuestra urgencia merece la pena interrumpir el trabajo del otro (sobre todo si se encuentra en estado “no molestar”).

Conclusiones

Trabajar con equipos virtuales puede ser muy enriquecedor ya que conoceremos personas de otras culturas, con diversos conocimientos y experiencias, pero que requiere un esfuerzo de adaptación de todos los miembros del equipo especialmente para los más novatos en equipos virtuales pero que también conviene recordar periódicamente a los más experimentados.

Dedicar de tanto en tanto un tiempo a reflexionar con el equipo que funciona y que se debe mejorar en el trabajo virtual ayudará a enriquecer y mejorar la productividad y colaboración

Herramientas de colaboración

Diversas herramientas para hacer lo mismo

Actualmente en muchas empresas podemos encontrar diversas herramientas para:

  • Compartir archivos
  • Mensajería instantánea, audio y videoconferencias
  • Enterprise Social (= Un Facebook para mi empresa) + Intranets
  • Gestión de proyectos y tareas
  • Herramientas de colaboración que cubren varias de las necesidades anteriores

Podemos ver en el siguiente gráfico algunas de las herramientas más comunes:

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Muchas veces estas herramientas no están integradas entre sí, solapándose y causando confusión entre los usuarios. Si en nuestra empresa escuchamos frecuentemente que alguien no sabe dónde buscar algo o de dónde conseguir cierta información es que tenemos un problema de este tipo.

En otros casos los usuarios utilizan herramientas no corporativas o gestionadas por la empresa con los riesgos de seguridad que conllevan. En muchas ocasiones los usuarios utilizan estas herramientas que conocen por su uso personal al no disponer de una buena alternativa de uso profesional.

Herramientas de colaboración

Mi recomendación es estandarizar y reducir el número de herramientas, consolidando en unas pocas como:

  • Microsoft Teams, una de mis favoritas y sobre la cual publiqué recientemente un post. La verdad que Teams está viviendo su momento de oro, según se ha anunciado recientemente es la aplicación que más rápidamente ha crecido en la historia de Microsoft y ya hay más de 329.000 empresas utilizándola
  • Slak, competencia directa de Teams
  • Cisco – Webex Teams

A todas herramientas les tenemos que exigir las siguientes funcionalidades:

  • Poder trabajar desde cualquier dispositivo (PC, Tablet, Smartphone) y en caso de tener políticas de BYOD (Bring Your Own Device) tanto desde dispositivos de empresa como personales
  • Permitir el trabajo desde cualquier ubicación, ya sea en la oficina, desde casa si hacemos teletrabajo o viajando
  • Al ser cada vez más frecuente tener equipos de trabajo dispersos puede que trabajen en zonas horarias diferentes. Por lo tanto nuestra herramienta tiene que permitir el trabajo asíncrono – Por ejemplo dos personas editan el mismo documento en momentos diferentes
  • Permitir la comunicación sincrona en cualquier formato: Texto (mensajería instantánea) como por video or audio
  • Asegurar que trabajamos de forma segura y acorde con las políticas de seguridad IT y regulación – protección de datos como GDPR. Para esto es importante formar de forma correcta a los usuarios de las herramientas.

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Consolidación de herramientas

La consolidación y reducción del número de herramientas puede requerir dosis de paciencia y esfuerzo por parte de los usuarios más resistentes al cambio y acostumbrados ya a determinadas aplicaciones. Hay que comunicar de forma correcta y  hacerles ver que el cambio y el esfuerzo valen la pena de cara a trabajar de forma más eficiente y unificada.

Resultará recomendable gestionar esto como un proyecto, donde estén implicados los departamentos de formación y RRHH, no sólo el equipo de IT. También será importante conseguir un sponsor del proyecto a nivel de dirección.

Una forma de facilitar el cambio es designar usuarios “champion”o “key-users” de la nueva herramienta de colaboración, que ayude y de consejos al resto de sus colegas para acompañarles en la transición.

Facilidades para nuevos empleados

Además para nuevos empleados, el tener una buena solución de colaboración puede ayudar a mejorar el efecto “wow” al incorporarse en la empresa y reducir los tiempos de aprendizaje e incrementar rápidamente la productividad.

Microsoft Teams – ¿ Sustituto del e-mail?

Hace años vengo escuchando propuestas de herramientas hechas para sustituir al correo electrónico y hacer una vida más fácil a las personas que sufren con bandejas de entrada desbordadas.

Yo suelo clasificar a los usuarios del correo electrónico en dos tipos:

  1. Los que tienen su bandeja de entrada controlada y normalmente con pocos correos

    sin leer o pendientes de contestar. En este grupo me incluyo. Probablemente seamos unos maniáticos que sufrimos ansiedad al ver el contador de la bandeja de entrada en Outlook o en el móvil con decenas de emails pendientes. Lo he hablado con algunos amigos y me alegra saber que no soy el único que sufre este trastorno

  2. Aquellos que tienen su bandeja totalmente desbordada con cientos o miles de emails pendientes de leer y probablemente alguno importante sin contestar. Seguramente están en el lado correcto y los de la bandeja de entrada a cero seamos unos “psicópatas del e-mail”
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Ver algo así me suele poner muy nervioso

Normalmente son los del segundo grupo los que piden y buscan una herramienta para acabar con su caótica bandeja de entrada aunque a los del primero también nos venga bien algo así.

Desde hace ya varios años en la empresa donde trabajo somos usuarios bastante satisfechos de Microsoft Office 365. Además, como 365 nos ofrece buzones de correo de decenas de GBytes, el tener el correo desbordado ya no supone un problema de almacenamiento. Qué lejos quedan ya IBM – Lotus Notes o los servidores locales de Exchange y tener que hacer limpieza de mails antiguos para solventar el problema de cuotas sobrepasadas… creo que me estoy haciendo mayor 😉

Inicialmente pensamos que herramientas de “Enterpise Social Collaboration” (léase un Facebook para el curro) como Microsoft Yammer o SAP JAM podrían solucionar el eterno problema del correo electrónico pero creo que no es el caso, es más, según como tengas configurados los aviso en estas herramientas, lo empeora cuando recibes un mail cada vez que fulanito ha hecho un “like” en algún comentario. Además la gente tiende a utilizar estos canales como un chat interminable de conversaciones individuales para las cuales convendría utilizar Skype o el propio correo electrónico.

Por este motivo recomiendo mucho leer y compartir el artículo “Microsoft Teams, Office 365 Groups, SharePoint, Yammer… What Should I Use, and When?” que explica muy bien y de forma sencilla cómo utilizar las herramientas de Office 365 en función de la audiencia, el tono y la velocidad de la comunicación.

También recomiendo – antes que entrar en interminables discusiones electrónicas – retomar algo tan básico con una conversación cara a cara o una llamada telefónica o por Skype, siempre que se pueda. Pero cuando hablamos de colaboración en empresas cada vez resulta más frecuente trabajar en equipos distribuidos en varios países y probablemente con diferentes zonas horarias, por lo que también necesitamos herramientas de colaboración asíncrona.

Desde hace unas semanas me he propuesto explotar al máximo Microsoft Teams, que viene incluido en nuestro paquete de Office 365 pero que Microsoft también ofrece de forma gratuita desde hace poco para competir con Slack

Debo decir que Teams me ha sorprendido muy positivamente y por primera vez veo una herramienta que si no puede eliminar el email, al menos puede ayuda a reducirlo. He configurado varios equipos de Teams para distintos proyectos de esta forma:

  • Uso el panel de conversación de Teams como sustituto del email. Allí cuelgo la información que normalmente enviaría por email. Si me refiero a unas personas en concreto utilizo el tag @nombre o si quiero notificar alto a todo el equipo utilizo @team
  • Utilizando la integración con SharePoint puedo tener todos los documentos relativos al proyecto directamente en Teams, sin necesidad de tener una carpeta compartida en un servidor de ficheros. Además gracias a la sincronización que ofrece OneDrive puedo trabajar con los ficheros en mi PC o Mac y mover fácilmente ficheros o carpetas al repositorio Teams del proyecto
  • Incluyendo una ficha de Microsoft Planner para llevar el seguimiento de tareas de cada proyecto y asignarlas a los miembros del equipo a modo de panel Kanban. Obviamente Planner dista mucho de ser un sustituto de Microsoft Project, pero para la mayoría de proyectos con los que trabajo con Planner me basta. He tenido que utilizar algún truco debido a las limitaciones de Planner, como por ejemplo usar las “checkbox” de cada tarea para reflejar subtareas o dependencias con otras tareas.
  • Una de las cosas que me parece muy útiles es que puedo enlazar las tareas de Planner con los documentos que tengo guardados en Teams/SharePoint, con lo que la persona que vaya a trabajar en la tarea tiene a sólo un click de distancia los documentos que necesita
  • Enlazando con distintas fichas de Teams a las webs más importantes que va a utilizar el equipo durante el proyecto, por ejemplo un enlace a Confluence para documentar o a PowerBI para ver cómo evolucionan los KPIs
  • Además con Team podremos ir sustituyendo a Skype Empresarial ya que Microsoft está integrando las mismas funciones en Teams y acaba de anunciar que los dos productos están listos para fusionarse unificando audio/videoconferencias, mensajería instantánea e integración con la telefonía tradicional.

Otra cosa que quiero remarcar que el buen uso de Teams depende de lo organizado que uno sea: Si organizas todo en carpetas, clasificas los archivos por temas y carpetas en el SharePoint de Teams, etc será más fácil para el resto del equipo encontrar la información.

En definitiva no creo que Teams elimine el correo electrónico pero como herramienta colaborativa puede solucionar muchas cosas y unificar en una sola herramienta lo que antes hacíamos con varias.