Modernizando el departamento de TI

Aquí va un resumen de algunos artículos que pueden ayudar a modernizar el departamento de TI.

Cloud

Cómo empezar la migración al cloud

Cloud Híbrida: Telefónica y AWS

No-Trust Infrastructures

AWS Certified Solutions Architect

AWS: Machine Learning

Colaboración y puesto de trabajo

Microsoft Teams – ¿ Sustituto del e-mail?

Herramientas de colaboración

Ventajas de una docking station universal

Nueva Surface Pro 6 – Sin USB-C

iPad Pro – Tablet a precio de oro

Gestión de equipos de TI

El efecto “Apple Store” en el primer día de trabajo

Comunicación en equipos virtuales

Manejando tu marca personal en la búsqueda de empleo

El inicio de año suele ser un buena época para conseguir un nuevo puesto de trabajo. Después del “parón” de las fiestas navideñas que, en países como España, puede alargar hasta la semana del 7 de enero, muchas empresas comienzan nuevos proyectos y necesitan contratar a principios de año.

Aquí quiero contaros un poco mi experiencia y cómo manejo mi “marca personal”. No me considero un experto en temas de marca personal – es más, seguro que tengo mucho que aprender y cambiar – pero quizás algo de lo que comento aquí os pueda servir de ayuda. Por si acaso incluyo algunos enlaces a artículos de expertos en el tema al final de este post.

Trabaja tu producto primero

Dicen que tu imagen es lo que otros opinan de ti cuando no estás delante. Y creo que tienen razón. La imagen que otros tienen sobre ti depende sobre todo de tu producto, es decir, tu mismo y tu experiencia profesional a lo largo de los años.

Antes que la marca es fundamental que tengas un buen”producto”. Y el producto eres tu mismo, qué sabes y hacer, cómo lo haces y qué resultados consigues. Hablando de uno mismo se trata de tener una buena formación, tener experiencia y conocimiento y trabajar bien. Conseguirás esto cuando puedas dar referencias sobre ti, gente que dé la cara por ti y pueda recomendarte.

Por supuesto tienes que conocer tu producto (conocerte a ti mismo) con sus puntos fuertes y debilidades, situación frente a la competencia y conocer el precio de mercado de productos similares al tuyo.

Una vez confirmado que tenemos un buen “producto” tenemos que definir y promover la marca, diferenciándote de los competidores y hacer que tu producto llame la atención. Y este aspecto es donde fallamos muchos en el sector informático – IT: tenemos un buen producto que no sabemos vender, nos falta “marketing personal”.

Trabaja tu marca personal mucho antes que la necesites

Tenemos que tener nuestra marca bastante trabajada y pulida antes que realmente la necesitemos para una promoción o un cambio de trabajo. Resulta mucho más complicado si preparas tu marca en el último momento, cuando te urja encontrar un nuevo trabajo, aunque no imposible.

Cuando vemos que empezamos a tener un buen producto es el momento de ponerse manos a la obra con la marca y, como el producto, es algo que tenemos que trabajar en el día a día, sin descuidarlo, cuidándolo y dándole brillo.

Tu Currículum y perfil en LinkedIn

Tu perfil en LinkedIn es más importante que tu currículum (CV), pero claro necesitas un buen CV para empezar con con LinkedIn. Hoy en día la mayoría de empresas de selección buscan a través de esta red social.

Te recomiendo que, salvo contados casos, prepares tu CV en inglés, llegarás a más gente salvo que aspires a un puesto de trabajo donde lo fundamental sea el conocimiento de otras lenguas diferentes al inglés. Si te cuesta mucho redactar un buen CV te pueden ayudar servicios como TopCV aunque tienen un coste y tengo mis dudas que alguien mejor que tu pueda redactar tu propio CV.

Respecto al diseño del CV – seamos sinceros – cada vez leemos menos – por eso una buena imagen, es fundamental para que tu CV destaque frente a otros. Recientemente un conocido me ha ayudado mucho a mejorar la estética e imagen de mi CV. Me ayudó a incluir los logos de las empresas donde trabajé, universidades, etc haciéndolo mucho más atractivo visualmente. Si buscas plantillas de CV modernas y atractivas puedes conseguirlas aquí.

Los más innovadores incluso pueden optar por un video – CV publicado en YouTube, presentándose a sí mismos y su experiencia profesional. Quizás la desventaja del vídeo frente al texto es que muchos reclutadores tienen herramientas automáticas de búsquedas de perfiles que, por ahora, dudo que funcionen muy bien con el vídeo.

Destaca en tu CV siempre lo último que has realizado – poco importa lo conseguido hace 10 años – sobre todo en cuanto a logros en proyectos, presentaciones, productos, formación, etc.

Con el CV listo puedes crear tu perfil en LinkedIn ya que se trata de alto muy parecido. Una vez creado tu perfil, empieza a conectar con conocidos y gente de tu sector profesional. Recuerda que LinkedIn no es Facebook y se presupone un trato más formal, correcto, y profesional.

Quizás yo esté pecando de publicar en LinkedIn posts sobre temas menos profesionales como por ejemplo viajes, pero también es verdad que busco oportunidades en el sector turismo e IT y también es una forma de demostrar otras competencias como la capacidad de comunicar o el manejo de redes sociales y darle un toque humano al perfil profesional. También es bueno demostrar que no somos únicamente “maquinas de trabajar” y que tenemos otros intereses y aptitudes que pueden resultar un buen complemento a tu perfil profesional.

Igual que en tu CV debes destacar cómo contactarte (email, teléfono) no olvides incluir también un enlace a tu perfil en LinkedIn – Como por ejemplo linkedin.com/in/adimerzbach

No olvidar otros canales

En España parece que, en cuanto a búsqueda de empleo, todo se maneje a través de LinkedIn e Infojobs.net. Sin embargo en otros países funcionan también otras redes sociales profesionales y portales de búsqueda de empleo. Por ejemplo Xing.com es una alternativa a LinkedIn en países germano parlantes.

Y fuera de España sorprende la cantidad de portales de búsqueda de empleo que hay alternativos a Infojobs.net. Si buscamos en un país en concreto conviene informarse de qué portales funcionan mejor. También hay portales especializados para determinados perfiles de empleo – por ejemplo experteer.com para perfiles más senior y – mejor pagados.

También si tenemos un blog personal y perfiles en redes sociales públicos (Facebook, Instagram, etc) debemos pensar qué dicen de nosotros y cómo contribuyen o destruyen nuestra marca personal de cara a la búsqueda de empleo.

Debemos buscar en google por nuestro nombre y apellidos y ver qué sale y cómo puede afectar positiva o negativamente a nuestro objetivo

Un blog personal bien tratado puedo ayudarnos a reforzar nuestra marca personal y demostrar competencias. Con mi blog adimerzbach.com he conseguido posicionar en primer lugar mi blog y artículos en Google cuando alguien busca por mi nombre.

La importancia del “boca a boca” y los contactos personales

Sin duda una de las mejores formas de conseguir un trabajo es a través de los contactos y el “boca a boca”.

Por eso mismo es importante tener y “cuidar” una buena agenda de contactos profesionales y no sólo tirar de ellos cuando realmente lo necesites en la búsqueda de empleo.

Si tienes un buen “producto” tus contactos pueden ser la mejor forma de conseguir un trabajo.

Aprovecha tu tiempo libre y acude a seminarios, foros, presentaciones de productos, etc donde puedes retomar o hacer nuevos contactos – lo que se conoce como “networking”.

Resulta fundamental que tus contactos se enteren de que estás disponible buscando un nuevo trabajo. Por lo que un email informándoles, un mensaje a través de LinkedIn o una publicación en tu blog sobre tus próximos objetivos puede ayudar con esto.

Aunque todavía algunas empresas solicitan una carta de presentación junto al CV algunos piensan que esto está algo anticuado. Puedes utilizar el mismo texto que utilizarías en una carta para un email de presentación o quizás una entrada en tu blog para hacerlo llegar a tus contactos.

Ten en cuenta que, en el proceso de selección, algunas empresas te pedirán referencias y ahí es donde tendrás que tirar de tus contactos para que hablen bien de ti. Ojo – si tus contactos de referencia destacan tanto tus puntos fuertes como tus áreas de mejora se verán como referencias más sinceras y honestas.

Avisa siempre a tus contactos de referencia antes de que las empresas contacten con ellos directamente y pídeles permiso para compartir sus datos de contacto (normalmente email y teléfono personal).

Contactos de referencia pueden ser antiguos jefes tuyos, compañeros de trabajo e incluso miembros de tu antiguo equipo de trabajo. Generalmente se le da más valor a las referencias de antiguos jefes tuyos.

Conclusiones

  1. Antes de preocuparte por tu marca personal asegúrate de tener un buen “producto”. Conoce tus puntos fuertes y débiles.
  2. Cuida tu marca personal antes de que le vayas a necesitar. Es un trabajo continuo mantener una buena imagen de marca.
  3. Actualiza tu perfil en LinkedIn periódicamente junto con tu CV
  4. Vigila tu reputación on-line buscando en Google por tu nombre. Aporta contenido a tu perfil en LinkedIn compartiendo artículos, conocimiento, etc
  5. No descuides los contactos personales, el networking, el boca a boca
  6. Asegúrate de tener personas que puedan ser contactos de referencia tuyos
  7. Da a conocer a través de LinkedIn y otros canales que estás buscando un nuevo empleo

Algunos enlaces muy interesantes sobre el tema:

Professional profile

Who I am

Since 2006 I have been working for TUI Group as Head of Infrastructure and Operations, leading a team of systems administrators, third party-outsourcers and also remote teams located worldwide.

Currently, I’m in the pursuit of leading a team responsible for designing, implementing and managing complex IT systems and services from a business-oriented perspective. My specialities are IT infrastructure administration and consolidation, datacenter migrations, private and public cloud infrastructure management and IT workplace – collaboration systems implementation.

I have managed and participated in projects with international teams worldwide. I am used to manage complex projects using Waterfall and Agile methodologies.

I speak English and German at an advanced level. I am native in Spanish and Catalan. I am currently based in Berlin – Germany, I am flexible to relocate and able to travel.

Contact data

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/adimerzbach

In case you are interested in contacting me please send me a message via LinkedIn and I will reply to you with my full contact details. See below a summary of my professional background

Work experience

OmniAccess, Palma de Mallorca

Infrastructure Manager
February 2019 – May 2019

TUI Destination Experiences, Palma de Mallorca

Head of Infrastructure and Operations
March 2015 – October 2018

Hotelbeds – TUI Travel PLC – TUI España, Palma de Mallorca

Head of Infrastructure Services Shared Centre
February 2006 – February 2015

EDS, Barcelona

Portfolio Architect – Pre-sales technician and midrange systems/hosting solutions architect.
Networking Project Manager – LAN/WAN networks/Network securityBM S/390 and Cisco LAN & WAN systems engineer
March 1997 – January 2006

Coches.net – MSSL, Mataró – Barcelona

Webmaster & Web applications developer
January 1996 – February 1997

Education

Full-stack web development Bootcamp at Ironhack Berlin
June – August 2019

University Expert in eTourism: eCommerce and Online Marketing
Universitat de les Illes Balears, 2016

University Expert in IT for Tourism and Leisure Business
Universitat de les Illes Balears, 2007

Master in IT Management
La Salle University – Barcelona, 2003 – 2004

Master in Telematics
Universitat Politècnica de Catalunya – Barcelona, 1996 – 1997

Engineering in Telecommunications, speciality in Telematics
Escola Universitària Politècnica de Mataró – Barcelona, 1993 – 1996

From 1998 up to date, continuous training through professional courses in general management skills, SLA management, ITIL, Cisco Networking and VoIP, Security, Amazon AWS, and all sort of enterprise-class information technologies.

Certifications

Amazon – AWS Certified Solutions Architect – Associate

CCNA & CCDA – Cisco Certified Network/Design Associate
CCNP – Cisco Certified Network Professional

ITIL Foundations v3
ITIL Service Manager v2 + ITIL Expert v3 #863805.935510

Some external references about me

My blog

See some posts I have written in Spanish or English:

You can check more posts at my blog

AWS: Machine Learning

En el evento organizado recientemente por Telefónica y AWS Pedro Romera – Responsable de AWS para Machine Learning, AI & Big data en Europa – presentó las novedades en este campo.

El crecimiento del uso de IA y Machine Learning

Soluciones de IA y Machine Learning existen desde hace muchos años, si bien es cierto que estaban muy focalizadas en unas industrias y casos de uso muy concretos. El cloud ha permitido que ahora se pueda extender fácilmente a cualquier industria y se están utilizando para:

  1. Automatizar y optimizar procesos y servicios existentes
  2. Enriquecer productos o servicios para diferenciarlos de la competencia. Por ejemplo usar el reconocimiento facial para facilitar el alta de un cliente en un servicio.
  3. Hacer cosas nuevas porque antes no existía tecnología o no era viable. Por ejemplo el supermercado Amazon Go, la tienda sin dependientes.

Los retos que se encuentra el Machine Learning y los data scientists actualmente son:

  1. El acceso a los datos para poder explotarlos y la calidad de los mismos
  2. Aunque se tenga un volumen importante de datos es importante saber qué hacer con ellos para que aporten un valor real al negocio
  3. Los modelos que generan los data scientists muchas veces no son fácilmente implantables por los sistemas de TI

La problemática de los datos

Romera recordó el círculo de retroalimentación de los datos: Cuántos más usuarios/clientes tengamos, más datos generamos y podremos tomar mejores decisiones que nos llevarán a mejores productos o servicios con lo que incrementaremos el número de usuarios.

También presentó la problemática de crecimiento exponencial de los datos y el incremento de su complejidad al tener datos en varios formatos con en audio o video y los que generan los sensores del IoT (Internet de las cosas), por lo que se requiere una estrategia de datos adecuada en cada empresa. Esta estrategia debe facilitar que los distintos roles en una empresa tengan acceso a los datos relevantes con las herramientas adecuadas y personalizadas para cada caso.

Cómo AWS puede ayudar

Amazon lleva más de 20 años de experiencia en Machine Learning – comenzando con el motor de recomendaciones de libros de Amazon.com, pasando por sus soluciones de gestión de inventario y logística para sus almacenes, la robótica de logística y drones hasta servicios como Alexa.

Las soluciones cloud aportan agilidad y bajo-coste para implantar soluciones de Machine Learning y permiten que empresas de cualquier tamaño puedan empezar realizando pruebas muy rápidamente – algo que antes sólo estaba a disposición de empresas capaces de realizar una inversión importante y no de una forma ágil. Además hay que tener en cuenta que el Machine Learning de basa mucho en el prueba-y-error, hay que ser capaces de hacer pruebas sin una gran inversión por si no obtenemos los resultados que esperábamos.

Los servicios de cómputo cloud de AWS proporcionan la infraestructura necesaria para el Machine Learning en modo de pago por uso.

Pero además de servicios de infraestructura AWS también ofrece servicios y plataformas.

Servicios de Machine Learning de AWS

Para ciertos casos de uso más generales AWS ya proporciona servicios pre-entrenados por AWS como pueden ser:

  • Amazon Rekognition – Análisis de vidoeo e imágenes, reconocimiento facial, tracking de personas, reconocimiento de objetos y escenas
  • Amazon Transcribe – Transformación de audio a texto, muy útil para los call centre
  • Amazon Translate – Traducción de idiomas
  • Amazon Polly – Genera voz a partir de texto
  • Amazon Comprehend – Procesamiento de lenguaje natural para descubrir información en un texto
  • Amazon Lex – El equivalente software a los dispositivos Alexa

Plataformas de Machine Learning de AWS

Para casos de uso más específicos tenemos las plataformas de ML de AWS.

Para ML tenemos que seguir estos pasos:

  1. Recoger datos
  2. Visualizar y generar un modelo para el caso de uso
  3. Si el modelo no es lo suficientemente buen, hay que refinarlo con mejores datos
  4. Pasar el modelo a producción, monitorizarlo y depurarlo
  5. Re-entrenar el modelo con nuevos datos

Amazon Sagemaker facilita el trabajo a los data scientist para seguir los pasos anteriores.

Amazon Deeplens – Cámaras en HD donde se puede desplegar en local el modelo generado con Sagemaker por ejemplo para identificar caras.

Amazon Greengrass permite correr modelos de ML en dispositivos de IoT

Ejemplos de ML en el sector turismo y viajes

Expedia – Aplicaron a 10 millones de fotos ML para saber cuáles llaman la atención al cliente en función de sus gustos personales. Han conseguido un 25% de incremento en ventas.

Hotels.com utiliza ML para analizar los reviews de los hoteles.

Nueva etapa después de casi 13 años en TUI

Ahora que comienzo una nueva etapa en mi vida profesional quiero agradecer a todos mis colegas que han trabajado conmigo estos 13 últimos años su profesionalidad y compañerismo. Os voy a echar de menos.

En ocasiones lo habré hecho mejor y otras peor, pero lo que sí he hecho es ponerle mucho empeño y toda la ilusión a lo largo de estos años.

Me siento muy orgulloso del trabajo realizado entre todos y, como siempre, insisto que lo mejor es complementarse con tu jefe o con los miembros de un equipo.

Y como me dijo uno de mis jefes tenemos tendencia a sobreestimar lo que vamos a conseguir en el corto plazo y a infravalorar lo conseguido en el largo plazo. Aún así aprovecho para hacer un repaso muy rápido de lo que nos ha sucedido en estos últimos años:

La etapa de TUI España

En febrero de 2006 regresé de Barcelona a Palma y empecé a trabajar en TUI España llevando el equipo de Infraestructura IT. Era la primera vez que llevaba un equipo tan grande y para mi supuso un reto.

También era la primera vez que trabajaba en un cliente final en el mundo del turismo, después de 9 años trabajando en EDS – una empresa de servicios IT y outsourcing.

Y ha llovido mucho desde entonces… y cómo ha cambiado la tecnología. Para entonces teníamos:

  • Servidores IBM AIX con Oracle Financials y e-Business suite, cuando llegué finalizaba el traslado del datacenter de la torre Asima en Palma a los datacenters de TUI Infotec en Hannover
  • Lotus Notes como correo electrónico y Blackberry
  • PCs con Windows XP
  • La red de datos se estaba migrando de una red frame-relay de Telefónica a una red MPLS gestionada por T-Systems
  • Desde Palma dábamos servicio a todas las oficinas de destino en TUI España y República Dominicana
  • Se hicieron los primeros pinitos con una web para venta de viajes y también los primeros servicios online.
  • Mi jefe en estas primera etapa fue Luis Valle

En TUI España aprendí lo que era el negocio receptivo, una DMC, los traslados, las excursiones, los distintos TTOO del grupo TUI.

Además de a Luis Valle tuvimos de jefes de IT a Miguel Henales y a Teresa Nicolau con Salva Joval.

Y así seguimos hasta 2009 con la integración entre TUI y Hotelbeds.

IMG_0008.JPG
Trabajando en la Torre Asima – TUI España

IMG_0011.JPG
Toni Martorell y Miguel Mengod trabajando en Asima

La etapa de Hotelbeds

Mi nuevo jefe en Hotelbeds Juan de Dios García me propuso liderar el equipo conjunto de infraestructuras de Hotelbeds y TUI. Y así pasamos el primer año, unificando el equipo y las infraestructuras, con un nuevo traslado de datacenter de Hannover a los de Telefónica en Madrid (Tres Cantos y Julían Camarillo).

Y en Hotelbeds descubrí lo que era el mundo online y la necesidad de tener un buen capacity plan, llegando a tener más de 800 servidores que administrar. Fueron los tiempos de la virtualización con VMWare, Oracle Exadata, Cisco UCS y balanceadores F5. También del 24×7, guardias, incidencias P1 y pases a producción interminables.

También fuimos de los primeros en implantar Office 365 junto con un nuevo directorio activo en todas las oficinas de Hotelbeds en los 5 continentes, dando servicio a casi 10.000 usuarios en todo el mundo.

En infraestructura IT, con casi 40 personas teníamos 4 equipos: Datacenter (Marcelino Martínez), Workplace (Jose María Iglesias), Network (Tòfol Piña) e IT Logistics (Juan Luís Pujol).

equipo juan de dios Hotelbeds.jpg
Equipo de Hotelbeds Technology frente al edificio Mirall

managers.JPG
Jose María, Marce, Juan Luís, Tòfol y Adi

datacenter.jpg
El equipo de Datacenter

Workplace.jpg
El equipo de Workplace

IT Logistics.jpg
El equipo de IT Logistics

nagios
La monitorización en Nagios, mostrando los servicios en verde

Vuelta a TUI – Destination Services

A principios de 2015 Greg Garrison me propone incorporarme a TUI Destination Services  como responsable del equipo de infraestructura.

Han sido los tiempos del proyecto Drive (Separación de Hotelbeds) con la puestas en marcha de nuevos sistemas de nuevo en Telefónica (Julian Camarillo y TecnoAlcalá), separación de oficinas, la puesta en marcha de un nuevo servicio de Servicedesk con Accenture y el inicio de la transición al mundo cloud con Amazon.

Y así ahora tenemos Cloud público, DevOps y automatización (nunca hay suficiente de esto), iPads, iPhones, redes SD-WAN, PCs con Windows 10 y Office 365 con Teams

Smile awars team photo
El equipo recibiendo un Smile Awards por el arranque de temporada – Greg, Inma, Miguel Tugores, Fernando, Marce, Adi, Miguel Mengod, Jose María, Rubén y Ana

L2 Team.jpg
El equipo de Infraestructura – L2 – Inma, Sebas, Toni, Miguel T., Pedro, Ana, Leo, Miguel M. Rubén y Marcos

Team L3 foto 2.jpeg
El equipo de Infraestructura – L3 – Fernando, Jose María, Adi, Gerald, Marce y Carlos

IMG_2719.jpg
Con el equipo del TUI Experience Centre – Vinod, Juanjo, John, Fernando, Marcos y Adi

2018-11-07_20-53-29

Trabajando de noche desde Parc Bit en la prueba de disaster recovery para TUI DX este último año

Comunicación en equipos virtuales

Acabo de leer el artículo “Five ways to improve communication in virtual teams” y no podría estar más de acuerdo en los puntos que comenta.

Cada vez resulta más habitual trabajar con equipos remotos a modo de co-working y resulta muy importante tener estos puntos en cuenta para evitar frustraciones, mejorar la productividad y el ambiente de trabajo del equipo virtual.

Establecer algunas reglas del juego

Considero fundamental establecer unas normas de convivencia en equipos virtuales igual que debemos hacer con equipos presenciales que todos deben respetar y aplicar por igual independientemente de la posición, rango, responsabilidad, etc.

Por ejemplo:

  • Puntualidad
  • Quien liderará – coordinará las reuniones
  • Establecer si las reuniones virtuales deben ser con webcam para todos los miembros del equipo como una forma de reducir la virtualidad y asegurar que todo el mundo estará centrado en la reunión
  • Si mantenemos reuniones virtuales que cada miembro del equipo se conecte unos cinco minutos antes del inicio de la reunión asegurándose que se puede conectar correctamente y todo le funciona (webcam, micro, altavoz, etc). Resulta muy frustrante que las reuniones virtuales siempre empiezan tarde por problemas técnicos (la mayoría fácilmente solventables)
  • Un buen manejo de las herramientas evitará frases del tipo “me escucháis?”, “Se me oye?”, “disculpad es que estaba en mute”
  • Qué sucede durante las ausencias (vacaciones, enfermedad, etc) de los miembros del equipo virtual
  • Un miembro del equipo puede ayudar a los menos experimentados en el manejo de herramientas y trabajo en equipos virtuales – efecto “Wow” en el primer día de trabajo virtual

Herramientas

Primero comenta en elegir la herramienta de comunicación adecuada para cada tipo y momento de la comunicación:

  • Herramientas basadas en texto, como el email, chat, colgar algo en la Intranet para una comunicación normalmente más formal, unidireccional y asíncrona
  • Utilizar herramientas tipo videoconferencia, bidireccional y síncrona para debatir temas complejos, negociar o dar feed-back

Como comentaba en mi post sobre Herramientas de colaboración, conviene también simplificar y reducir si es posible el número de herramientas en una como Microsoft Teams o Slack.

En el caso de herramientas Microsoft, en el  artículo “Microsoft Teams, Office 365 Groups, SharePoint, Yammer… What Should I Use, and When?” explican muy claramente qué herramienta utilizar en función de la audiencia, tono formal/informal y la velocidad de respuesta.

La comunicación escrita – malentendidos

En el artículo también se comenta cómo se llegan a malentendidos en comunicación escrita (email, chat, whatsapp, etc) por varios motivos:

  • Por escrito solemos ser más osados y decir cosas que diríamos de forma diferente de forma hablad al no tener nuestro interlocutor delante
  • Solemos ser más negativos a la hora de expresarnos por escrito y la negatividad es bidireccional, el receptor de la comunicación suele interpretar una comunicación de forma más negativa que su intención original (comunicaciones positivas del origen se perciben como neutras, y comunicaciones neutras en origen se perciben como negativas según varios estudios)
  • Cada persona lee e interpreta de forma diferente y asumimos que el otro se centrará en las cosas que consideramos importantes y sobreestimamos que hemos clarificado nuestras prioridades

Por este motivo se recomienda utilizar la alternativa de la videoconferencia para reforzar y aclarar los mensajes por escrito de forma que tengamos un feed-back en tiempo real, nuestro interlocutor reciba nuestro todo de voz y vea nuestra cara, pueda preguntar inmediatamente en caso de dudas, etc

No todos trabajamos al mismo ritmo ni de la misma forma

Especialmente en equipos virtuales donde no podemos ver a nuestro compañero sentado en la mesa de al lado para preguntarle algo no podemos esperar que todo el mundo conteste con la misma velocidad y de la misma forma, y debemos valorar antes de iniciar un chat o una videoconferencia si nuestra urgencia merece la pena interrumpir el trabajo del otro (sobre todo si se encuentra en estado “no molestar”).

Conclusiones

Trabajar con equipos virtuales puede ser muy enriquecedor ya que conoceremos personas de otras culturas, con diversos conocimientos y experiencias, pero que requiere un esfuerzo de adaptación de todos los miembros del equipo especialmente para los más novatos en equipos virtuales pero que también conviene recordar periódicamente a los más experimentados.

Dedicar de tanto en tanto un tiempo a reflexionar con el equipo que funciona y que se debe mejorar en el trabajo virtual ayudará a enriquecer y mejorar la productividad y colaboración

Herramientas de colaboración

Diversas herramientas para hacer lo mismo

Actualmente en muchas empresas podemos encontrar diversas herramientas para:

  • Compartir archivos
  • Mensajería instantánea, audio y videoconferencias
  • Enterprise Social (= Un Facebook para mi empresa) + Intranets
  • Gestión de proyectos y tareas
  • Herramientas de colaboración que cubren varias de las necesidades anteriores

Podemos ver en el siguiente gráfico algunas de las herramientas más comunes:

colaboracion

Muchas veces estas herramientas no están integradas entre sí, solapándose y causando confusión entre los usuarios. Si en nuestra empresa escuchamos frecuentemente que alguien no sabe dónde buscar algo o de dónde conseguir cierta información es que tenemos un problema de este tipo.

En otros casos los usuarios utilizan herramientas no corporativas o gestionadas por la empresa con los riesgos de seguridad que conllevan. En muchas ocasiones los usuarios utilizan estas herramientas que conocen por su uso personal al no disponer de una buena alternativa de uso profesional.

Herramientas de colaboración

Mi recomendación es estandarizar y reducir el número de herramientas, consolidando en unas pocas como:

  • Microsoft Teams, una de mis favoritas y sobre la cual publiqué recientemente un post. La verdad que Teams está viviendo su momento de oro, según se ha anunciado recientemente es la aplicación que más rápidamente ha crecido en la historia de Microsoft y ya hay más de 329.000 empresas utilizándola
  • Slak, competencia directa de Teams
  • Cisco – Webex Teams

A todas herramientas les tenemos que exigir las siguientes funcionalidades:

  • Poder trabajar desde cualquier dispositivo (PC, Tablet, Smartphone) y en caso de tener políticas de BYOD (Bring Your Own Device) tanto desde dispositivos de empresa como personales
  • Permitir el trabajo desde cualquier ubicación, ya sea en la oficina, desde casa si hacemos teletrabajo o viajando
  • Al ser cada vez más frecuente tener equipos de trabajo dispersos puede que trabajen en zonas horarias diferentes. Por lo tanto nuestra herramienta tiene que permitir el trabajo asíncrono – Por ejemplo dos personas editan el mismo documento en momentos diferentes
  • Permitir la comunicación sincrona en cualquier formato: Texto (mensajería instantánea) como por video or audio
  • Asegurar que trabajamos de forma segura y acorde con las políticas de seguridad IT y regulación – protección de datos como GDPR. Para esto es importante formar de forma correcta a los usuarios de las herramientas.

colaboracion2

Consolidación de herramientas

La consolidación y reducción del número de herramientas puede requerir dosis de paciencia y esfuerzo por parte de los usuarios más resistentes al cambio y acostumbrados ya a determinadas aplicaciones. Hay que comunicar de forma correcta y  hacerles ver que el cambio y el esfuerzo valen la pena de cara a trabajar de forma más eficiente y unificada.

Resultará recomendable gestionar esto como un proyecto, donde estén implicados los departamentos de formación y RRHH, no sólo el equipo de IT. También será importante conseguir un sponsor del proyecto a nivel de dirección.

Una forma de facilitar el cambio es designar usuarios “champion”o “key-users” de la nueva herramienta de colaboración, que ayude y de consejos al resto de sus colegas para acompañarles en la transición.

Facilidades para nuevos empleados

Además para nuevos empleados, el tener una buena solución de colaboración puede ayudar a mejorar el efecto “wow” al incorporarse en la empresa y reducir los tiempos de aprendizaje e incrementar rápidamente la productividad.