Herramientas de colaboración

Diversas herramientas para hacer lo mismo

Actualmente en muchas empresas podemos encontrar diversas herramientas para:

  • Compartir archivos
  • Mensajería instantánea, audio y videoconferencias
  • Enterprise Social (= Un Facebook para mi empresa) + Intranets
  • Gestión de proyectos y tareas
  • Herramientas de colaboración que cubren varias de las necesidades anteriores

Podemos ver en el siguiente gráfico algunas de las herramientas más comunes:

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Muchas veces estas herramientas no están integradas entre sí, solapándose y causando confusión entre los usuarios. Si en nuestra empresa escuchamos frecuentemente que alguien no sabe dónde buscar algo o de dónde conseguir cierta información es que tenemos un problema de este tipo.

En otros casos los usuarios utilizan herramientas no corporativas o gestionadas por la empresa con los riesgos de seguridad que conllevan. En muchas ocasiones los usuarios utilizan estas herramientas que conocen por su uso personal al no disponer de una buena alternativa de uso profesional.

Herramientas de colaboración

Mi recomendación es estandarizar y reducir el número de herramientas, consolidando en unas pocas como:

  • Microsoft Teams, una de mis favoritas y sobre la cual publiqué recientemente un post. La verdad que Teams está viviendo su momento de oro, según se ha anunciado recientemente es la aplicación que más rápidamente ha crecido en la historia de Microsoft y ya hay más de 329.000 empresas utilizándola
  • Slak, competencia directa de Teams
  • Cisco – Webex Teams

A todas herramientas les tenemos que exigir las siguientes funcionalidades:

  • Poder trabajar desde cualquier dispositivo (PC, Tablet, Smartphone) y en caso de tener políticas de BYOD (Bring Your Own Device) tanto desde dispositivos de empresa como personales
  • Permitir el trabajo desde cualquier ubicación, ya sea en la oficina, desde casa si hacemos teletrabajo o viajando
  • Al ser cada vez más frecuente tener equipos de trabajo dispersos puede que trabajen en zonas horarias diferentes. Por lo tanto nuestra herramienta tiene que permitir el trabajo asíncrono – Por ejemplo dos personas editan el mismo documento en momentos diferentes
  • Permitir la comunicación sincrona en cualquier formato: Texto (mensajería instantánea) como por video or audio
  • Asegurar que trabajamos de forma segura y acorde con las políticas de seguridad IT y regulación – protección de datos como GDPR. Para esto es importante formar de forma correcta a los usuarios de las herramientas.

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Consolidación de herramientas

La consolidación y reducción del número de herramientas puede requerir dosis de paciencia y esfuerzo por parte de los usuarios más resistentes al cambio y acostumbrados ya a determinadas aplicaciones. Hay que comunicar de forma correcta y  hacerles ver que el cambio y el esfuerzo valen la pena de cara a trabajar de forma más eficiente y unificada.

Resultará recomendable gestionar esto como un proyecto, donde estén implicados los departamentos de formación y RRHH, no sólo el equipo de IT. También será importante conseguir un sponsor del proyecto a nivel de dirección.

Una forma de facilitar el cambio es designar usuarios “champion”o “key-users” de la nueva herramienta de colaboración, que ayude y de consejos al resto de sus colegas para acompañarles en la transición.

Facilidades para nuevos empleados

Además para nuevos empleados, el tener una buena solución de colaboración puede ayudar a mejorar el efecto “wow” al incorporarse en la empresa y reducir los tiempos de aprendizaje e incrementar rápidamente la productividad.

2 comentarios

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